LOS 10 NO PARA TRIUNFAR COMO SECRETARIA

La semana de las secretarias está próxima a celebrarse. Tienen un rol importantísimo para el buen funcionamiento de las empresas públicas y privadas. Deseo compartir estos secretos que hacen que los jefes nos enamoremos de las secretarias. Claro, lo digo en sentido figurado y estrictamente profesional a base de mi experiencia de 30 años como supervisor en el mundo laboral

  1. NO RESPONDAS A LA MENOR PROVOCACIÓN, SÉ DISCRETA: Mantener la boca cerrada es algo difícil, aún peor si vives en una sociedad que se nutre de chismes y rumores, y más si laboras en una empresa con ejecutivos que fomentan este mal comportamiento. Sé cortés, atenta sin creerte que eres una reportera de telenoticias.
  2. NO BASTA SER CONFIABLE, SINO PARECERLO: Debes valorar la verdad y ser consistente en proteger la imagen empresarial, sin rayar en ser inescrupulosa o servil. No eres el guardia de seguridad de la empresa, sino el apoyo para que el jefe sea asertivo, democrático y justo. Eres su copiloto, no su alter ego. Sé integra, sé el ejemplo.
  3. NO PIERDAS EL TIEMPO: No dejes tareas sin completar. Cumple las fechas límites. Debes salir ilesa de las inconsistencias de tu jefe. Delega el trabajo con eficiencia. Sé puntual y responsable con la agenda del jefe. Evita los corillos, las llamadas y visitas no oficiales. Ayuda al jefe a anticipar los errores para que él pueda cumplir con su plan de trabajo.
  4. NO A LOS ERRORES GRAMATICALES: No es aceptable que los trabajos lleguen al supervisor con errores. Tu trabajo no solamente es tu carta de presentación, es la imagen del jefe y la marca de calidad para la empresa que trabajas.
  5. NO PUEDES ESTAR EN REZAGO ANTE LOS AVANCES TECNOLÓGICOS: Todo profesional no importa el campo de trabajo ni la posición que tenga en la empresa debe estar al día en la tecnología y la secretaria no es la excepción. Debes conocer y dominar los programas más modernos y su aplicación efectiva a las responsabilidades  que te corresponden en la oficina.
  6. NO BUSQUES UNA EXCUSA, TAMPOCO UN CULPABLE: Casi siempre eres la más que conoces sobre la empresa y a tu jefe. Por lo tanto, tienes la capacidad para manejar imprevistos, estimados de tiempo irreales, órdenes conflictivas, falta de reconocimiento a tus esfuerzos por el jefe o por los demás compañeros. No debes resistir al cambio. Sé la canasta de buenas respuestas y soluciones viables para el jefe. A fin de cuentas eres casi la conciencia en tu oficina.
  7. NO SEAS UN MONUMENTO A LA DISCORDIA: Nadie pretende que le caigas bien a todos en la oficina. Pero no puedes llenarte de falso orgullo o creer que eres indispensable. La bondad, la humildad y la asertividad son características insustituibles para desarrollar liderato. Toda  secretaria excelente es un líder.
  8. NO USES LENGUAJE NI ROPA IMPROPIA: Eres el espejo de la empresa. En tu vestimenta, la moda seleccionada, el color, el escote, el maquillaje, el largo de la falda y cuán ceñida lleves la ropa habla de ti. En el vocabulario que uses, el tono, el lenguaje corporal afecta tu imagen. La aceptación o rechazo no dependerá de si vistes de alta costura o hables con elocuencia, depende de la mesura y de cuanto te respetes como persona y profesional.
  9. NO CRUCES EL UMBRAL DE LA PRIVACIDAD DEL JEFE: Ser una secretaria excelente requiere inteligencia emocional y la capacidad para saber hasta dónde llegas para ayudar al ejecutivo. Nunca, pero nunca debes pretender ser la amiga del ejecutivo tratando de sustituir a sus amigos o familiares en la solución de sus asuntos personales. Jamás este tipo de relación termina bien.
  10. NO TRATES DE CONTROLAR: Es cierto que los sistemas de seguimiento establecidos en la empresa o por el jefe deben ser cumplidos a cabalidad. Es importante que tu labor en esta encomienda sea estrictamente profesional, sin abusar con los compañeros de oficina. Da seguimiento respetando los valores y las posiciones de los otros. Si el seguimiento es al jefe debe ser con mayor delicadeza y tacto ya que podría costarte el puesto. El líder no controla, motiva a los subalternos, a sus pares y hasta al jefe en  la consecusión de un alto nivel de profesionalismo y en mejorar la calidad humana.


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About edwincolonpagan

Autor del libro "Mi Peor Enemigo Soy Yo". Pintor, cuentista, planificador profesional, profesor universitario y motivador. 101% Puertorriqueño.
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2 Responses to LOS 10 NO PARA TRIUNFAR COMO SECRETARIA

  1. Muy buen aporte. Las tareas del secretariado han cambiado con el correr del tiempo. Lejos quedaron las meras tareas serviciales que caracterizaban a estos profesionales, hoy en día su labor es de vital relevancia y está relacionada de forma directa con el éxito o fracaso de la entidad para la cual trabajan.

    • Gracias por sus palabras. Definitivamente han cambiado en la historia, desde los diversos nombres con que se conocen a estos valiosos profesionales, la asignación de tareas administrativas de gran importancia y la proliferación de varones en estos puestos. Mi experiencia con los ayudantes administrativos y secretarias(os) ha sido muy significativa. Sin duda, hay muchos con plena capacidad para levantar una empresa y ayudar en la consecución de metas estratégicas en la misma.

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